Machine à affranchir : pourquoi en avoir une ?
Pour les professionnels, se rendre à la Poste pour affranchir des courriers représente une perte de temps considérable. Pour les entreprises belges, il existe une autre solution, efficace et rentable : la machine à affranchir.
Cet équipement de bureau permet d'affranchir automatiquement le courrier en nombre, en imprimant sur l'enveloppe une empreinte correspondant au montant défini par les services postaux et mémorisé par la machine en fonction du poids et de la priorité d'envoi.
Les coûts d'affranchissement qui sont appliqués sont inférieurs au tarifs publics, et vous pouvez personnaliser vos courriers à votre image en programmant une flamme publicitaire avec le logo de votre entreprise et le texte de votre choix.
A partir de combien de courriers envoyés est-il rentable de s'équiper d'une machine ?
Il n'est pas nécessaire d'avoir un volume journalier important pour profiter des économies générées par la timbreuse automatique, la location sera rentable à partir d'une dizaine de lettres quotidiennes, ou en cas d'envois moins réguliers mais plus conséquents : mise sous plis de newsletters, factures, devis ou brochures par exemple. Dans ces deux cas de figure, une machine à affranchir fait gagner du temps et de l'argent aux professionnels.
En fonction du nombre de courriers à affranchir par jour, il vous sera proposé des modèles de machines différentes selon trois classes de volume (petit: quelques unités à quelques dizaines, moyen : quelques dizaines à 200, et haut volume : plus de 200 affranchissements / jour).
Peut-on acheter une machine à affranchir ?
Contrairement â la France, il est possible d'acheter une machine â affranchir en Belgique. Les cinq fabricants agréés par Bpost sont : Neopost, Pitney-Bowes, Frankotyp-Postalia, Frama et Intimus.
Nous vous conseillons toutefois de commencer par une location afin d'évaluer votre consommation et de profiter de l'entretien compris dans le contrat locatif, il vous sera ensuite facile de calculer si l'achat est plus judicieux que la location. Si votre consommation dépasse 500 courriers par jour, vous pouvez opter directement pour l'achat.
Quels sont les frais associés à l'utilisation d'une affranchisseuse?
En dehors du coût d'affranchissement, facturé automatiquement par Bpost, il restera â votre charge la fourniture en cartouches d'encre pour l'impression de l'affranchissement et de vos logos ou marques personnalisés.
Comment fonctionne une machine à affranchir ?
L'affranchisseuse permet de ne plus se rendre en bureau de Poste pour acheter des timbres. Les professionnels affranchissent eux-mêmes leurs courriers, colis et recommandés pour la Belgique mais aussi pour l'étranger. Son utilisation est très simple et son rechargement en timbres se fait directement en ligne, soit par l'intermédiaire d’un compte bpost banque, soit via un compte de transit, qui ne sert qu'à recharger les affranchisseuses, sans intérêts bancaires.
Quels sont les intérêts d'une machine à affranchir ?
Le premier avantage est financier : avec le tarif Non Prior, spécifique aux affranchisseuses, les frais d'affranchissement quotidiens diminuent de 25% à 30%. Grâce à un reporting précis, la machine permet de contrôler les frais de port.
Le second avantage est un gain de temps : inutile de rechercher les tarifs adéquats, ils sont tous enregistrés dans la machine, pour éviter le sur- ou sous-affranchissement.
Combien coûte une affranchisseuse ?
En Belgique, BPost ne propose pas de machines mais ses cinq partenaires, Neopost, Pitney-Bowes, Frankotyp-Postalia, Frama et Intimus offrent le choix entre :
- l'achat d'une affranchisseuse, impossible en France mais à partir de 600 euros, hors TVA en Belgique, auxquels s'ajoute un contrat d'entretien annuel.
- la location d'une machine pour 3 à 5 ans, dès 20 euros mensuels, comprenant le contrat d'entretien, pour une rentabilité dès le premier jour.
En cas de doute, il est recommandé de commencer avec une location pour estimer sa consommation et calculer l'éventuelle rentabilité d'un achat. En cas d'envoi de plus 500 courriers quotidiens, l'achat est conseillé.
Quel modèle choisir ?
Tous les modèles possèdent une balance ou une plate-forme de pesage pour obtenir le grammage précis du courrier. Mais il existe presque autant de modèles de machines que de professionnels. De toutes les tailles et pesant tous les poids, les modèles les plus simples côtoient les systèmes à "avaleuse" automatique. Certaines machines bénéficient du pliage et de la mise sous pli intégrés.
L'avantage de ces systèmes est leur modularité : des solutions automatisées peuvent venir compléter une version basique. Vous trouverez un tableau comparatif des caractéristiques des différents modèles sur cette page : https://tarifs-postaux.fr/machine-a-affranchir.htm
Où et quand poster le courrier affranchi ?
Une fois le courrier affranchi, le dépôt des lettres peut se faire au choix :
- Dans un bureau de poste ou un centre Masspost.
Les courriers Prior et Non Prior doivent être remis séparément au guichet de n'importe quel bureau de poste ou dans un centre Masspost dès 500 envois.
- Par enlèvement par Collect & Send.
Grâce à ce service, les professionnels n'ont plus besoin de se déplacer. Il suffit de mettre les lettres Prior dans les sacs à étiquette blanche, les Non Prior dans ceux avec une étiquette bleue et les recommandés dans les sacs à étiquette rouge.
- Dans une boîte aux lettres rouge.
Les envois affranchis peuvent être déposés dans toutes les boîtes aux lettres, à condition d'utiliser les enveloppes rouges, portant la mention "Envois affranchis à la machine, à ouvrir d'urgence" en diagonale sur le recto. Elles permettent à Bpost de reconnaître les lettres affranchies à la machine et de les traiter en priorité.
Attention en revanche à ne pas y déposer les recommandés, même affranchis à la machine, qui eux doivent être traités en bureau ou en Point Poste.
Quelle est la démarche pour s'équiper en Belgique?
En remplissant le petit formulaire devis machine à affranchir en haut de page vous recevrez les offres de prix correspondant aux modèles adapatés à votre consommation mensuelle d'affranchissement.
Vous pourrez souscrire aux options d'entretien et de maintenance optionnelle proposés par le fabricant (par exemple la prise en charge des consommbales ou un service de dépannage rapide en cas de panne).
Une fois le modèle choisi, vous recevrez un formulaire d'autorisation d'utilisation à remplir et à renvoyer à Bpost pour valider votre ouverture de compte.
Comment s'effectue la facturation ?
La facturation de votre consommation vous sera envoyée mensuellement par Bpost sur la base du nombre de chargements de la timbreuse. Les chargements peuvent être automatiquement prépayés en débit automatique sur le compte bancaire relié à votre machine, dans ce cas, la facture mensuelle est éditée à titre informatif, les règlements étant réalisés en amont.
Si vous avez choisi de louer la machine plutôt que de l'acheter, une autre facture vous est envoyée par le concessionnaire (un des cinq fabricants), qui intègre la location de la machine et les éventuelles options décrites plus haut.
Guide d'utilisation
Après avoir obtenu l’autorisation de Bpost pour l’utilisation de votre machine (environ une semaine après l’envoi de votre formulaire de demande communiqué par votre fournisseur), il vous est attribué un numéro d’identification unique pour votre affranchisseuse. Ce numéro apparaîtra sur l’empreinte postale imprimée sur chaque enveloppe affranchie, en dessous de la valeur de l’affranchissement. Il vous servira de référence pour tout échange avec Bpost.
Approvisionner votre compte.
La recharge en crédits de la machine se fait via un compte bancaire. Si vous avez un compte chez Bpost banque, vous pouvez le relier à votre identifiant machine, sinon, vous pouvez utiliser le compte fourni par Bpost par défaut appelé « compte de transit » en précisant le numéro d’identification relatif à chaque paiement.
Une fois le compte approvisionné, il vous suffit de:
- Mettre en marche la machine
- Configurer le montant de l’affranchissement (ce qui se fait directement en ligne, les nouvelles machines étant équipée du système « FOLLS » : elles se connectent pour mettre à jour cette valeur).
- Recharger en crédits la machine, qui se connectera au compte bancaire associé pour vérifier le solde disponible et effectuer automatiquement la transaction demandée. Le compte bancaire sera alors directement débité de la somme choisie (c’est pourquoi la facture reçue en fin de mois n’est qu’indicative et déjà payée)
- Configurer vos coordonnées expéditeurs qui apparaîtront sur l’empreinte postale
- Eventuellement : configurer votre logo et un slogan publicitaire également présents sur l’enveloppe entre vos coordonnées et la valeur postale. Contrairement à la France, il n’y a pas de demande d’autorisation obligatoire pour cette flamme publicitaire, mais celle-ci doit être respectueuse (pas de grossièreté ou de phrase mensongère).
- Trier les envois prioritaires et les autres, la valeur d’affranchissement étant différente.
- Vérifier la date, qui figurera sur l’empreinte postale sous le nom de «timbre dateur»
- Si les courriers ont une forme inadéquate à la machine, prévoir les étiquettes autocollantes qui peuvent être chargées et imprimées par la machine.
Voici les dimensions maximales pour une enveloppe: Longueur : 35cm – Largeur 23cm – Epaisseur : 3cm - Poids : 2 kg
En cas de dépassement de ces mesures, l’envoi devra être considéré en tant que paquet :
Pour l’affranchissement de colis, un code barre est généré sur l’étiquette à coller, qui sera utilisé pour le suivi (de même pour les recommandés en national ou international).
En cas d’erreur d’affranchissement ou de non-utilisation de celui-ci, une demande de remboursement peut être faite auprès de votre bureau en joignant ces affranchissements erronés.
