Machine de mise sous pli

Pourquoi équiper votre entreprise d’une machine mise sous pli ?

Principes de la mise sous pli

Mettre du courrier sous pli consiste à plier le courrier, le mettre dans une enveloppe, fermer l’enveloppe puis l’affranchir. Cette tâche, si elle est réalisée manuellement, mobilise votre personnel pendant plusieurs heures et n’est pas particulièrement captivante.

Pour optimiser la gestion du courrier, les entreprises ont aujourd’hui deux possibilités. Soit elles externalisent la gestion du courrier auprès des sociétés de routage, soit elles traitent le courrier en interne, automatiquement, grâce à une machine mise sous pli.

Que ce soit pour des envois en nombre ou pour le courrier quotidien, la machine mise sous pli est devenue un outil indispensable pour une gestion rapide du courrier sortant.

Fonctionnement :

La machine réalise le pliage automatique des feuilles. Différents formats et pliages sont acceptés selon le modèle. Ensuite elle met automatiquement le courrier sous enveloppe (avec ou sans fenêtre, de différentes tailles).

En l’associant à une machine à affranchir, vous disposez d’un centre postal efficace au sein de votre entreprise.

Les différentes machines

Que ce soit pour des envois de factures, de fiches de paie ou de mailings commerciaux, la mise sous pli automatique peut être réalisée grâce à l’emploi d’une ou de plusieurs machines :

• la plieuse papier, pour plier entre 7 000 et 20 000 courriers par heure
• la plieuse agrafeuse, pour plier et agrafer des documents (permet de créer des livrets ou des brochures à moindre coût)
• la mise sous enveloppe, pour mettre le courrier sous enveloppe et la refermer (jusqu’à 3 500 par heure)
• la machine à affranchir, pour affranchir le courrier au tarif en vigueur (selon le poids du courrier), en bénéficiant de tarifs postaux avantageux.

Les prestataires proposent désormais aux entreprises de personnaliser leur mise sous pli. Ainsi vous pouvez utiliser une ou plusieurs machines individuellement ou créer une chaine de mise sous pli complète.

Les avantages

En moyenne, la mise sous pli manuelle permet d’obtenir 100 enveloppes par heure. L’automatiser vous permet d’obtenir un résultat 10 à 40 fois plus rapide. Une machine classique met sous pli 100 enveloppes en 6 minutes, et les plus perfectionnées peuvent atteindre jusqu’à 3 500 enveloppes par heure.

Ce gain de temps vous permet d’augmenter votre productivité et d’épargner du temps à vos salariés pour des tâches plus importantes.

En plus de vous faire gagner du temps et de l’argent, la mise sous pli automatique vous permet d’assurer la confidentialité de vos documents (bulletins de paie, factures, avis d’échéance). Les enveloppes sont scellées sans que personne ne puisse voir le contenu.

Comment trouver un fournisseur?

Les acteurs de ce marché sont nombreux et proposent une gamme variée de machines. Que ce soit pour une location ou un achat, il vous est recommandé de réaliser plusieurs devis afin d’obtenir une machine de mise sous pli adaptée à votre budget et à vos besoins. En remplissant le formulaire plus haut, nous vous proposons de recevoir gratuitement et sans engagement ces devis en une seule demande qui vous permettra d’obtenir des propositions commerciales avantageuses de la part des professionnels de la mise sous pli.

Comment choisir sa machine mise sous pli ?

Critères à prendre en compte

Bien choisir une machine signifie adopter celle qui sera la plus adaptée à votre activité, à vos besoins et à votre budget. Grâce aux critères suivants, vous serez en mesure de prendre une décision quant à celle qui sera la plus appropriée.

• l'achat d'une affranchisseuse, impossible en France mais à partir de 600 euros, hors TVA en Belgique, auxquels s'ajoute un contrat d'entretien annuel.
• la location d'une machine pour 3 à 5 ans, dès 30 euros mensuels, comprenant le contrat d'entretien, pour une rentabilité dès le premier jour.
• le volume de courrier traité : en fonction du modèle, une machine peut mettre sous pli 900 à 3 500 documents par heure. Vous devez donc évaluer votre volume de courrier par jour pour choisir le modèle le plus adapté.
• des formats conformes à la machine : si vous n’envoyez que des courriers type A4, les machines classiques vous conviendront ; en revanche, si vous envoyez des documents plus variés (coupon-réponse, carton d’invitation…), vous devrez plutôt vous munir d’une machine qui prend en charge différents formats. L’épaisseur et le grammage sont aussi à prendre en compte dans le choix de la machine.
• le nombre de bacs de chargement : pour un volume important de courriers, optez plutôt une machine avec plusieurs bacs, la mise sous pli sera ainsi plus rapide. Une machine ne comprenant qu’un bac est plus lente mais permet toutefois de mettre plusieurs documents dans la même enveloppe.
• le détecteur de double document : en cas de courrier non conforme, la machine le rejette automatiquement.
• d’autres fonctionnalités : l’alimenteur horizontal permet de mettre sous pli des brochures, l’autoset mesure automatiquement la taille de l’enveloppe en fonction du courrier présenté, la reconnaissance par marque optique (OMR) appose une marque sur le document pour le personnaliser.

Location ou vente : à quel prix ?

En fonction de votre budget et de la gestion de votre entreprise, la location, considérée comme un frais de fonctionnement, peut paraître une bonne solution.

Elle présente plusieurs avantages : la possibilité de tester la machine avant de passer à son achat, la maintenance et les dépannages réalisés par le fournisseur et la possibilité de changer de machine si l’activité du courrier évolue.

Pour choisir entre la location ou l’achat mais aussi pour sélectionner le meilleur modèle, le prix est un élément déterminant pour tout chef d’entreprise. Concernant le type de modèle, du classique au plus perfectionné, le prix dépend surtout de ses fonctions et du volume du courrier à traiter.

Le prix en location :

• 100€ par mois pour une machine classique
  
• jusqu’à 5 000€ pour les machines les plus perfectionnées
  

Le prix à l’achat (HT):

• Entre 590 et 690€ pour les machines les plus simples (les petits volumes à traiter, pliages simple, demi-pli, Z ou zigzag, formats US et A4)
• Entre 3 900 et 4 500€ pour les machines à mémoire (plusieurs formats acceptés, reconnaissance des formats, mise en mémoire de 36 plis).
• Entre 3 800 et 4 400€ pour une machine incluant la mise sous enveloppe.
• Entre 4 500 et 5 200€ pour une machine incluant les fonctionnalités : pliage pour tout type de documents, mise sous enveloppe et collage de l’enveloppe.